Rekrytoinnin tietosuojaseloste

1. Johdanto

Tämän selosteen tarkoitus on kertoa, miten me Gunnebolla käsittelemme työnhakijoittemme Henkilötietoja ja selitämme oikeudet, joita hakijoilla on tietosuojalain mukaisesti. Tässä selosteessa viittaamme tämän tyyliseen tietoon termillä "Hakemustiedot".

Tämä seloste koskee hakemuksia, jotka on lähetetty työnhakusivujen, LinkedInin, Gunnebon verkkosivuston tai intranetin kautta sekä kolmansien osapuolten, kuten rekrytointiyritysten ja työvoimatoimiston kautta lähetettyjä hakemuksia. Tämä koskee myös muilla tavoin lähetettyjä hakemuksia, kuten postilla tai sähköpostilla.

Alla olevassa Sanastossa selitetään tässä käytännössä käytetyt termit.

2. Yleiskuva: Gunnebon 10 tietosuojaperiaatetta

Gunnebo noudattaa 10 tietosuojaperiaatetta Hakemustietoja koskien:

  1. Yhdenmukaisuus ja läpinäkyvyys: Anna tietoa Gunnebon Hakemustietojen käsittelyprosessista.
  2. Lainmukainen käsittely: Varmista, että meillä on aina hyvä, lainmukainen syy käsitellä Hakemustietoja.
  3. Käsittelytarkoituksen rajoittaminen: Kerää Hakemustietoja vain Gunnebon liiketoiminnallisiin tarpeisiin. Jos haluamme käyttää Hakemustietoja uudelleen uuteen tarkoitukseen, meidän täytyy varmistaa, että tarkoitukset ovat yhteensopivat.
  4. Tietojen minimointi: Käsittele vain sen verran Hakemustietoa kuin on tarpeen, ei yhtään enempää.
  5. Täsmällisyys: Huolehdi Hakemustietojen täsmällisyydestä, kattavuudesta ja ajantasaisuudesta.
  6. Säilyttäminen: Säilytä Hakemustietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen. Jos emme enää tarvitse Hakemustietoja, tiedot on poistettava tai muutettava anonyymeiksi.
  7. Turvallisuus: Suojaa Gunnebon Hakemustiedot katoamiselta ja varkauksilta. Varmista, että myös palveluntarjoajamme suojaavat Hakemustiedot hyvin.
  8. Yksilön oikeudet: Anna henkilöille oikeus tarkastaa, korjata tai poistaa Hakemustiedot tai estää tietojen käyttäminen tiettyihin tarkoituksiin.
  9. Hakemustietojen siirtäminen: Suojaa Hakemustiedot, ennen kuin lähetät ne Euroopan ulkopuolelle.
  10. Vastuu: Gunnebo pyrkii varmistamaan, että Hakemustietojen käsittely noudattaa näitä 10 tietosuojaperiaatetta.

3. Mitä hakemustietoja Gunnebo kerää?

Gunnebo kerää rekrytointiprosessissa yleensä vain ne Hakemustiedot, jotka ovat välttämättömiä voidaksemme arvioida sopivuuttasi hakemaasi tehtävään. Tietoihin voi sisältyä seuraavat kategoriat:

  • antamasi tiedot, joiden perusteella voidaan luoda tili ("Profiili") työnhakusivuille, kuten sähköpostiosoite
  • antamasi tiedot, joiden avulla voidaan hakea avointa tehtävää Gunnebolta ja jotka kertovat kuka olet ja luovat kuvan kyvyistäsi ja soveltuvuudestasi tiettyyn tehtävään, kuten nimi, yhteystiedot, kansallisuus, ammatillinen pätevyys, työhistoria, henkilökohtaiset kiinnostuksen kohteet, kokemukset ja kopio ansioluettelostasi
  • Gunnebon keräämät tiedot rekrytointiprosessin tuloksena, kuten suorituksesi arviointikeskuksessa, haastattelu tai muista tehtävistä tai suosittelijoiltasi saadut tiedot
  • tiedot, jotka liittyvät verkkosivujemme käyttöön, kuten IP-osoite. Nämä tiedot voidaan kerätä käyttämällä evästetekniikkaa. Lisätietoa siitä, miten Gunnebo käyttää evästeitä, katso Verkkosivujen tietosuojakäytäntö .

Henkilökohtaiset tiedot rikostuomioista tai terveydentilaa koskevat tiedot hankitaan vain, kun se on lain mukaan sallittua.

Ilmoitamme, missä tapauksissa pyytämämme tiedot ovat pakollisia tai vapaaehtoisia.

4. Mitä Gunnebo tekee hakemustiedoillasi?

Päätarkoitukset, joihin käytämme Hakemustietoja ovat:

  • työhakemuksesi tukeminen ja käsittely, esimerkiksi, jotta voimme arvioida kykyäsi täyttää työn vaatimukset, listataksemme hakijat ja varmistaaksemme hakijoiden suosittelijat ja ammatillisen pätevyyden
  • hakuprosessimme parantaminen, jotta varmistetaan esimerkiksi, että verkkosivut, intranet ja työnhakusivustoportaalimme ovat käyttäjäystävällisiä ja sisältävät asiaankuuluvaa ja hyödyllistä tietoa
  • [varmistamme, että Eettisiä toimintatapaohjeitamme noudatetaan; tarkoituksena on esimerkiksi varmistaa, että noudatamme arvojamme etenkin valvoessamme tasavertaisia mahdollisuuksia.]

    Saatamme varmistaa antamasi Hakemustiedot rekrytointiprosessin aikana ja/tai kerätä henkilötietojasi muista lähteistä tehdäksemme taustatarkastuksen ennen työsuhteen aloittamista. Saatamme tarkistaa pätevyytesi, johtotehtäväsi, taloudellisen historiasi (esim. konkurssin) ja onko sinulla rikosrekisteriä. Jos teemme tarkastuksen:
  • sinulle kerrotaan etukäteen, mitkä Hakemustietosi varmistetaan mukaan lukien selitys siitä, miten ennen työsuhteen aloittamista tehtävä taustatarkastus tehdään
  • keräämme tietoa rikostuomioista (jos ne on kerätty) tai terveystiedoista vain viranomaislähteistä ja lakia noudattaen.

    Tarpeen vaatiessa tai kun se on hakemasi työtehtävän kannalta tarkoituksenmukaista, saatamme myös vaatia sinua tekemään huume- ja alkoholitestin ennen työsuhteen alkamista.

    TÄRKEÄÄ: Jos tuot esille, että sinulla ei ole oikeutta työskennellä maassa, johon haet töihin, järjestelmä pudottaa automaattisesti hakemuksesi eikä Gunnebo tarkista sitä. Jos kuitenkin haluat selvittää meille olosuhteet, ota meihin yhteyttä alla olevassa kappaleessa 9 mainittuihin yhteystietoihin.

    Gunnebo käsittelee Hakemustietojasi vain, kun meillä on laillinen oikeutus käsitellä niitä. Gunnebo käsittelee Hakemustietoja, koska se on meille välttämätöntä voidaksemme päättää työsuhteen solmimisesta. Lisäksi tiettyjen tietojen käsittely perustuu suostumukseesi (joka sinulla on oikeus evätä) tai koska se on välttämätöntä noudattaaksemme laillisia velvoitteita tai jotta voimme harjoittaa liiketoimintaamme (esimerkiksi kun meidän on välttämätöntä saada riittävästi tietoa hakijoistamme, jotta voimme tarjota tehokkaan rekrytointipalvelun).

5. Kenelle hakemustietosi annetaan?

a.       Gunnebon sisällä

Gunnebo rajaa pääsyn Hakemustietoihin niille Gunnebon työntekijöille, joiden on tarpeen käsitellä kyseisiä tietoja. Esimerkiksi tietyt Gunnebon työntekijät tarvitsevat pääsyn Hakemustietoihisi voidakseen käsitellä työhakemustasi ja hoitaakseen rekrytointia.

b.      Gunnebon ulkopuolella

Gunnebo jakaa Hakemustiedot valtuutetuille kolmansille palvelua tarjoaville osapuolille voidakseen suorittaa ja hoitaa rekrytointia. Voimme esimerkiksi jakaa henkilötietosi näille palveluntarjoajille voidaksemme tarkastaa ja varmistaa hakemuksesi ja Gunnebolle antamasi tiedot. Tähän sisältyy koulutus- ja ammattipätevyytesi varmistaminen.

Gunnebo jakaa tavallisesti Hakemustietosi vain kolmansille osapuolille Gunnebon ulkopuolelle ja toimittajilleen:

  • kun laki sitä edellyttää
  • vastauksena poliisin tai muun lakia toimeenpanevan laitoksen lainmukaiseen pyyntöön
  • pyytääkseen lakineuvoja Gunnebon ulkopuolisilta lakimiehiltä tai käräjöidessämme kolmannen osapuolen kanssa.

6. Miten kauan Gunnebo säilyttää Hakemustietosi?

Säilytämme Hakemustietosi sisäisten tallennuskäytäntöjen ja menetelmien mukaisesti. Jos työnhakusi ei onnistu (tai jos kieltäydyt tehtävästä), Hakemustietosi hävitetään tavallisesti [6-18 kuukauden] sisällä (riippuen oikeudenkäyttöalueesta), jotta voimme noudattaa laillisia velvoitteitamme ja jotta voimme ottaa sinuun uudelleen yhteyttä toisen sopivan tehtävän auetessa. Jos haluat lisää tietoa Hakemustietojesi säilyttämisestä, ota yhteyttä.

Jos työnhakusi onnistuu ja aloitat työskentelyn Gunnebolla, säilytämme henkilötietosi tietojen säilyttämiseen liittyvien sisäisten ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Lisää tietoa saat työsuhteesi alkaessa.

7. Minne Gunnebo tallentaa Hakemustietosi?

Hakijoiden tulee olla tietoisia siitä, että heidän Hakemustietonsa saatetaan siirtää ja tallentaa heidän kotimaansa ulkopuolelle, maahan, jonka tietosuojalait eivät välttämättä ole yhtä tiukat kuin kotimaan lait tai joissa ei sovelleta lainkaan tietosuojalakeja. Tietoja saattavat myös käsitellä työntekijät, jotka työskentelevät hakijan kotimaan ulkopuolella, ja jotka esimerkiksi tarjoavat meille tai toimittajillemme tukipalveluita.

Kun siirrämme Hakemustietosi kotimaasi ulkopuolelle, noudatamme lain vaatimia toimenpiteitä varmistaaksemme, että turvatoimet ovat riittävät, jotta Hakemustietosi olisivat turvassa ja varmistaaksemme, että niitä käsitellään turvallisesti ja tämän selosteen mukaisesti. Jos olet ETA:n tai Ison-Britannian alueella, voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää kopion turvatoimista, jotka olemme toteuttaneet suojataksemme hakemustietojasi ja turvataksemme yksityisyydensuojasi oikeudet näissä olosuhteissa.

8. Oikeuksien käyttäminen

Sinulla saattaa olla oikeus katsoa tai korjata tai poistaa hakemustietosi, jotka Gunnebo säilyttää. Sinulla on myös oikeus vastustaa tai rajoittaa Hakemustietojesi tietynlaista käsittelyä ja pyytää saada kopio Gunnebolle antamistasi Hakemustiedoista. Muista, että voit päivittää yhteystietosi tiliprofiilistasi.

Gunnebo arvioi kaikki näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tapauskohtaisesti. Saattaa olla tilanteita, joissa meitä ei lain mukaan vaadita noudattamaan pyyntöäsi oikeudenkäyttöalueesi lakien perusteella tai koska tietosuojalain mukaan on vapaus toimia niin.

9. Yhteystiedot

Ota yhteyttä Gunnebon lakipalveluun: privacy@gunnebo.com jos haluat tietää lisää koskien tätä Selostetta tai käyttää oikeuksiasi kuten yllä kappaleessa 8 on esitetty.

Jos olet huolissasi Gunnebon tavasta käsitellä Hakemustietojasi, sinulla on oikeus valittaa siitä Tietosuojaviranomaiselle. Jos sinulla on huolenaiheita, pyydämme sinua ensisijaisesti ottamaan asian Gunnebon kanssa esiin.

 

Viimeksi päivitetty 5.2.2018

 

Sanasto

 

HakemustiedotTyönhakijoihin liittyvät henkilötiedot
Tietosuojaviranomainen Valvova viranomainen, joka vastaa yksityisyys- tai tietoturva-asioista Gunnebon ja/tai Gunnebo Group Companyn oikeudenkäyttöalueella.
Euroopan talousalue (ETA) ETA sisältää kaikki Euroopan unionin jäsenvaltiot sekä Islannin, Liechtensteinin ja Norjan. 
Henkilötiedot Tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön (eli tietoa Gunnebon työntekijöistä, urakoitsijoista, työnhakijoista, myyjien tai tavarantoimittajien työntekijöistä, urakoitsijoista, asiakkaista, tuotteitamme käyttävistä potilaista sekä henkilöistä, jotka käyttävät verkkosivujamme tai palvelukeskuksiamme). Henkilötiedot sisältävät nimiä, osoitteita, sähköpostiosoitteita, työhakemuksia, käyttäjätilitietoja ja kirjeenvaihtoa. Henkilötiedot voivat sisältää myös selaustietoja (esim. tietoja, jotka liittyvät tiettyyn evästeeseen) ja IP-osoitteita, kun sellainen tieto voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. 
TaustatarkastuksetHenkilötiedot, jotka liittyvät Gunnebon potentiaaliseen työntekijään, on kerätty muista lähteistä kuin hakijoilta. Esimerkiksi johtotehtävistä, taloushistoriasta, tutkinnoista ja rikosrekisteristä.
Käsittely Kaikki henkilötietoihin liittyvät toimenpiteet: tämä sisältää tietojen keräyksen, tallentamisen ja niiden käsittelyn, yhdistämisen muuhun tietoon, jakamisen kolmannelle osapuolelle tai tietojen poistamisen.